Voor een goede dienstverlening aan de burger is een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering randvoorwaardelijk. Onder bedrijfsvoering verstaan wij de ondersteunende processen die het mogelijk maken de programma’s te verwezenlijken. De paragraaf bedrijfsvoering gaat vooral in op specifieke voornemens (prioriteiten) en zal nagenoeg geen aandacht besteden aan zaken die al continu naar tevredenheid worden uitgevoerd (going concern). De uitgangspunten voor de bedrijfsvoering zijn een kleinere gemeentelijke organisatie (regie-organisatie) die aansluit op het gemeentelijke takenpakket en een efficiënt en effectief werkende gemeentelijke organisatie, waaronder begrepen wordt het op ambtelijk gebied (regionaal) samenwerken en uitbesteden van werkzaamheden, maar ook het meer benutten van de moderne middelen zoals digitalisering.

In de planning- en controlcyclus zijn in 2016 enkele belangrijke vernieuwingen doorgevoerd. De belangrijkste ontwikkeling is de ontwikkeling van een volledig digitale begroting voor het jaar 2017. Ook zijn nieuwe overlegmomenten met de raad ingevoerd, zoals een prékadernotabijeenkomst en een tafeltjesavond waarin raadsleden inhoudelijke vragen konden stellen aan ambtenaren over de begroting 2017.

De onafhankelijke rekenkamercommissie Wassenaar, Voorschoten, Oegstgeest en LeidschendamVoorburg heeft in 2016 een drietal onderzoeken ten behoeve van de gemeenteraad afgerond:

• Zorgen voor transformatie (het sociaal domein);
• Woonvisies in het vizier, een aandachtspuntenlijst voor de gemeenteraden; -    Beter sturen op Digitale dienstverlening.

De aanbevelingen zijn, voor zover het de ambtelijke organisatie betreft, betrokken in de ontwikkelingen die binnen de gemeente op de genoemde gebieden in 2016 speelden en vooralsnog zullen blijven spelen.

Jaarlijks worden binnen de gemeente onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van de ambtelijke organisatie uitgevoerd. In 2016 zijn onderzoeken afgerond naar het proces rondom bestuurlijke behandelvoorstellen (college- en raadsvoorstellen en raadsbrieven) en de gemeentelijke mandaatregeling. De aanbevelingen uit deze rapporten zijn de basis voor verbeteringen die in 2016 en 2017 worden doorgevoerd.

In 2016 heeft adviesbureau Lysias een doorlichting van de organisatie uitgevoerd. In deze doorlichting stond de vraag centraal in hoeverre de organisatie toekomstproof is. Lysias heeft in haar rapport een aantal aanbevelingen en conclusies geformuleerd waarvan een deel al in 2016 is opgepakt. Hierbij gaat het om de ontwikkeling van het MT, het benutten van het potentieel van de medewerkers en het verder uitwerken van de visie en de stip. Zo hebben er een groot aantal stip gesprekken plaatsgevonden, zowel binnen teams als binnen afdelingen en met de directie. Deze gesprekken zorgen ervoor dat de stip steeds meer gaat leven maar ook dat het steeds duidelijker wordt waar de stip voor staat en wat ieders bijdrage daaraan kan zijn. Een aantal aanbevelingen uit het Lysias rapport zijn al in pilot vorm uitgeprobeerd, met name binnen het sociaal domein. Daar is nu gestart met de juiste persoon op de juiste plek, wordt er gewerkt met een leidende coalitie én is gestart met werken in zelforganiserende teams.

Het HR-beleid is gericht op de ontwikkeling van de organisatie en medewerkers. Het optimaal functioneren van de medewerkers is bepalend voor het realiseren van de ambitie van de organisatie om de beste (gemeentelijke) dienstverlener te zijn. Een hele uitdaging in een snel veranderende context. De organisatie en processen zijn daarom zodanig ingericht, dat de beste mensen op de juiste plaats terecht komen, er heldere afspraken met hen gemaakt zijn en dat zij geholpen worden om nog beter te worden dan ze al zijn.

Beste mens op de juiste plaats

Om dit te realiseren is in 2016 een aantal belangrijke stappen gezet. De strategische personeelsplanning is uitgevoerd, waardoor een helder beeld is ontstaan van kwalitatieve en kwantitatieve opbouw van de organisatie. Op basis van deze uitkomsten is een drietal focuspunten benoemd, waar actief op gestuurd is. Op deze manier wordt gewerkt aan het plaatsen van de beste mens op de juiste plaats en het tijdig signaleren van personele knelpunten.

Heldere afspraken

In 2016 is verder gebouwd met de HR-cyclus (resultaat- en beoordelingsgesprekken). Deze is volledig gedigitaliseerd en is een belangrijke basis voor het Het Nieuwe Werken en de 3 V’s (vertrouwen, verbinden en verantwoordelijkheid), zoals dit in de organisatie vorm wordt gegeven. Ook is in 2016 gestart met de trainingen integriteit; een grondhouding van de ambtenaar. Het bestuur en het management hebben de training in 2016 gevolgd, de overige medewerkers volgen in 2017. Ook heeft er een aanbesteding plaatsgevonden voor een nieuwe arbo-dienst. Vanaf 1 januari 2017 is Tredin onze nieuwe arbo-dienstverlener. Vier trainees zijn gestart bij de afdeling Sociaal maatschappelijke ontwikkelingen en de afdeling Ruimtelijke ontwikkeling om de nieuwe inbreng te brengen.

Nog beter worden…

De snel veranderende context waarin de organisatie staat, is ontwikkeling het sleutelwoord. Deze ontwikkelingen zijn in 2016 zichtbaar geworden in de verhuizing van de afdeling Werk en inkomen van Corbulo naar de KW-laan en de voorbereidingen voor een nieuwe afdelingsstructuur. Op ondersteunend vlak is het werving- en selectieproces en het verzuimproces volledig gedigitaliseerd en is het P-dashboard operationeel.
En, last but not least, hebben medewerkers op alle niveaus en disciplines hard gewerkt aan hun persoonlijke ontwikkeling om de ambitie van de gemeente als beste dienstverlener waar te maken.

De geformuleerde Visie Informatiemanagement benoemt de volgende speerpunten:

1. Centrale opslag en ontsluiting van informatie
2. Hergebruik van informatie
3. Veiligheid van informatie
4. Architectuur van informatie
5. Kwaliteit van informatie

De onderstaande maatregelen zijn in 2016 uitgevoerd om aan deze speerpunten verder invulling te geven:

1. Om de juiste informatie ter beschikking te stellen aan burgers en bedrijven wordt er gewerkt aan een centraal ‘geheugen’ voor de organisatie. Hiervoor zijn noodzakelijke technische randvoorwaarden doorgevoerd, waaronder de upgrade van het klant contact systeem.
2. De gemeentelijke organisatie legt veel informatie vast over een tal van onderwerpen. Door deze informatie te gaan hergebruiken kan de gemeente meer inzicht krijgen en beter inspelen op ontwikkelingen. Er zijn businesscases benoemd en een strategie bepaald voor het opzetten van een datapakhuis. De eerste stappen van de technische implementatie zijn gezet.
3. In 2015 is het Informatiebeveiligingsbeleid vastgesteld en op basis hiervan is een plan opgesteld. In 2016 is er uitvoering gegeven aan dit informatiebeveiligingsplan. De stappen die in 2016 zijn gezet betreffen onder andere het inrichten functie Information Security manager en security organisatie en verbeteringen doorvoeren van de beveiliging van gegevensuitwisseling (encryptie).
4. Door de diversiteit aan taken is het gemeentelijk applicatielandschap een complex netwerk van systemen met diverse functies en doelen. In 2016 is er gestart met het onder architectuur beschrijven van ons applicatielandschap en de koppelingen die tussen applicaties zijn gelegd. Tevens is er een standaardarchitectuur bepaald voor koppelingen tussen systemen. Hierbij wordt uitgegaan van landelijke standaarden.
5. Veel van de gemeentelijke producten komen in de vorm van informatie. Dit maakt informatie tot een belangrijk primair product van de gemeente. In 2016 is een uitgebreide controle uitgevoerd. Mede op basis hiervan is er een start gemaakt om te komen tot 1 auditcyclus op de informatievoorziening en automatisering. Hierbij is het uitgangspunt om dit conform de ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) te doen. ENSIA is een gezamenlijk project van het ministerie van Binnenlandse Zaken, de VNG, gemeenten, het ministerie van Sociale Zaken & Werkgelegenheid en het ministerie van Infrastructuur & Milieu.

In 2016 is met de lancering van de nieuwe website een grote stap gezet om de digitale dienstverlening van de gemeente te verbeteren. De nieuwe website voldoet aan de uitgangspunten van de dienstverleningsvisie en de contentstrategie. Gedurende het project zijn inwoners, bestuur en medewerkers betrokken. De verdere ontwikkeling van de website, digitale balie (o.a. webformulieren) en een persoonlijke internetpagina (MijnOverheid) wordt in 2017 verder opgepakt.

Inkoop en aanbesteding vindt decentraal plaats op afdelingsniveau. De afdeling Bedrijfsvoering beschikt over een inkoopadviseur en een inkoopmedewerker, die de afdelingen adviseren en behulpzaam zijn bij de procesbegeleiding. In 2016 is een intern netwerk (expertgroep inkoop) opgericht van ambtenaren vanuit verschillende afdelingen die regelmatig inkooptrajecten uitvoeren. Het doel van dit netwerk is om kennis en ervaringen uit te wisselen en ontwikkelingen te bespreken zodat er een lerende organisatie ontstaat en een uniforme werkwijze geborgd kan worden. Onder leiding van de inkoopadviseur is in 2016 gestart met het verbeteren van contractbeheer en het professionaliseren van contractmanagement in de organisatie.

Per 1 juli 2016 geldt de gewijzigde Aanbestedingswet 2012. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de Gemeente Leidschendam-Voorburg zal in 2017 hierop worden aangepast. Op 8 december 2016 heeft (voormalig) wethouder S. Bruines het landelijk Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) ondertekend namens gemeente Leidschendam-Voorburg. In 2017 wordt daarvoor een actieplan binnen de gemeente opgesteld waarin de (duurzaamheids)doelstellingen voor de eigen organisatie concreet worden gemaakt en vertaald naar de inkooppraktijk.

Op regionaal niveau wordt deelgenomen aan “Inkoopkracht Zuid-Holland West”, gevormd door de gemeenten Leidschendam-Voorburg, Delft, Pijnacker-Nootdorp, Rijswijk, Voorschoten, Wassenaar, Westland en Zoetermeer. Doel van dit samenwerkingsverband is om waar mogelijk schaalvoordeel te creëren door gezamenlijke inkoop en kennis te delen. De gemeenten Wassenaar en Voorschoten (werkorganisatie Duivenvoorde) hebben het samenwerkingsverband per 31 december 2016 verlaten. De gemeente Midden-Delfland is met ingang van 1 januari 2017 toegetreden tot het samenwerkingsverband.

In september 2016 is de samenwerking geëvalueerd met behulp van een digitale enquête. Het evaluatieteam heeft op basis van de ontvangen reacties van geënquêteerden en de eigen kennis en ervaringen aanbevelingen geformuleerd om de inkoopsamenwerking verder te verbeteren. Deze aanbevelingen zijn gedeeld met de kring van gemeentesecretarissen.

In de onderstaande tabel worden enkele gegevens over het gemeentelijk personeelsbestand weergegeven.